Hace unos días, en el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística formalizamos la implementación de nuestro Sistema Institucional de Archivos (SIA-IMIPE) con el objetivo principal de estructurar de manera adecuada la gestión documental realizada por el Órgano Garante de Morelos.
Es importante recordar que esta acción deriva de las obligaciones contempladas en la Ley General de Archivos, misma que establece principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los Sujetos Obligados en todo el país.
Si bien es cierto, partimos del contexto de que los archivos en las instituciones no son valorados, tratados y organizados con los mejores procesos; es por ello que la materialización de nuestro Sistema Institucional de Archivos adquiere gran trascendencia, pues permite trazar las metas precisas que conlleva la regulación de la gestión documental y que derivan del análisis e introspección necesarias.
No podemos perder de vista que la ley en la materia traerá para las dependencias morelenses una nueva manera de registrar, conservar, organizar y tratar los documentos en papel; del mismo modo, incluirá también la gestión documental electrónica y la digitalización, lo que representará un reto en materia presupuestal, profesionalización, capacitación e incluso el cambio de paradigma cultural.
En este sentido, Morelos resalta junto con el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y el Órgano Garante del Estado de Jalisco (ITEI), como entidades pioneras en la implementación del Sistema de Gestión Documental que forma parte del Sistema Institucional de Archivos, lo que nos permitirá dar ejemplo y acompañamiento al resto de Sujetos Obligados y compartir experiencias con otros Órganos Garantes.
Sin duda, la adecuada gestión documental es una parte indispensable para garantizar el derecho de acceso a la información a las personas, pues garantiza la preservación de los documentos a los que se desea acceder, pero es también fundamental para el derecho a la protección de datos personales, pues los datos se encuentran contenidos en los documentos físicos o electrónicos mediante los cuales se obtienen.
Es innegable que los archivos documentan el actuar de los servidores públicos, por ello podemos asegurar que “sin archivos no hay historia”, en este razonamiento debemos valorar nuestros documentos, ajustar los espacios, tiempos, procesos y presupuestos de forma que se propicie un proyecto archivístico adecuado que permita salvaguardar el registro de las acciones en favor de la sociedad; dignificar nuestros archivos será muestra de la voluntad y compromiso de todos los titulares que servimos y representamos a los morelenses.
Cumplamos la ley y seamos ejemplo, hagamos historia dando a nuestros archivos el lugar que merecen.